Yritystapahtuman suunnittelu koostuu useista vaiheista, kuten tavoitteiden määrittelystä, tapahtumapaikan valinnasta ja varauksesta, ohjelman rakentamisesta, osallistujien kutsumisesta, käytännön järjestelyistä sekä viime hetken tarkistuksista. Suunnitteluajan tarve määräytyy osallistujamäärän mukaan: alle 20 hengen kokoustilaisuudet voidaan järjestää 2–4 viikossa, 20–100 hengen tapahtuma vaatii tyypillisesti 1–3 kuukautta ja yli 100 hengen tilaisuus edellyttää useimmiten 3–6 kuukauden suunnitteluajan.
Tapahtumapaikan varaus on koko suunnitteluprosessin kivijalka. Varauksen kannattaa tehdä vähintään 2–4 kuukautta ennen tapahtumaa, mutta suosittujen kohteiden kohdalla suositeltava varausaika on 6–12 kuukautta. Erityisesti suurten tilojen, kuten auditoriotilojen, sekä majoitusta vaativien tapahtumien kohdalla varausaika kannattaa venyttää vuoteen tai jopa pidemmäksi.
Liian lyhyt suunnitteluaika voi johtaa kompromisseihin, jotka heikentävät tapahtuman laatua. Viime hetken varaukset ja tilaukset ovat usein kalliimpia kuin ajoissa tehdyt, ja tarjolla olevat tilat sekä palvelut voivat olla rajatumpia. Kattavat tapahtumapalvelut, joissa majoitus, ruokailu ja kokoustilat ovat samassa paikassa, voivat lyhentää suunnitteluaikaa ja helpottaa koordinointia.